Ochrana osobních údajů

Odpovědi na otázky: jak nakládá knihovna s osobními údaji, k čemu je využívá a jak je chrání, přináší tento článek. Úplnou informaci o ochraně osobních údajů využívaných Městskou knihovnou Rtyně v Podkrkonoší nabízí zájemcům Výpůjční řád. Nakládání s osobními údaji respektuje požadavky vyplývající z Nařízení o ochraně osobních údajů s účinností od 25. 5. 2018.

Jak knihovna nakládá s osobními údaji uživatelů

Městská knihovna Rtyně v Podkrkonoší zpracovává osobní údaje uživatelů, které potřebuje pro poskytování svých služeb. Při zpracování údajů udržujeme soulad s legislativou Evropské unie GDPR č. 2016/679 a navazující legislativou České republiky.

Činnosti knihovny související se sběrem osobních údajů

Knihovna je prostor otevřený pro uživatele a její služby může využívat každý. Základním dokumentem upravujícím práva a povinnosti uživatelů knihovny je Výpůjční řád. Některé služby může knihovna poskytovat pouze konkrétnímu člověku, a proto potřebuje znát jeho osobní údaje. Jde zejména o půjčování dokumentů mimo prostor knihovny (tzv. absenční výpůjčky) a služby na to navázané (správa čtenářského konta, rezervace, historie výpůjček), ale i některé služby poskytované přímo v prostoru knihovny (prezenční výpůjčky, besedy, přednášky, exkurze). Adresné služby nabízíme registrovaným čtenářům, kteří se ke službám přihlašují vyplněním přihlášky.

Údaje pro poskytování služeb, které knihovna uchovává

Pro půjčování dokumentů čtenářům mimo prostory knihovny potřebujeme základní údaje o člověku, který chce tyto služby využívat, tedy: jméno a příjmení, datum narození, adresu a údaje z průkazu totožnosti.

V případě dětí do 15 let potřebujeme stejné údaje od jejich zákonného zástupce. Tyto údaje jsou zpracovávány z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou knihovně ukládá Knihovní zákon č. 259/2001 Sb.

Knihovna dále zpracovává údaj o tom, že čtenář je držitelem průkazu ZTP/ZTP-P v případě, že čtenář si přeje čerpat výhody s tím spojené (například slevu na registrační poplatek).

Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo) využíváme pro lepší komunikaci se čtenáři, kteří tak získají informace o stavu svého čtenářského konta, objednávkách knih, tj. rezervacích, a jejich vyřízení, zasílání připomínek před ukončením výpůjční doby, o nových službách (půjčování e-knih) a akcích knihovny.

Prostřednictvím Čtenářského konta si může čtenář sám nastavit nebo opravit své kontaktní údaje.

Poštovní adresu (též adresu pro doručování či doručovací adresu) využíváme pro zasílání upomínek v případě nevrácených výpůjček.

Uchovávání historie výpůjček

Knihovna uchovává historii výpůjček a záznamy o použití čtenářského průkazu a pohybu knihovní jednotky pro případ řešení sporných situací i pro přehled čtenáře o jeho čtenářské historii. V případě, že si čtenář nepřeje historii výpůjček uchovávat, může požádat o její smazání osobně v knihovně.

Kde své údaje najdete

Náhled většiny osobních údajů, které knihovna o čtenářích uchovává, nabízí on-line Čtenářské konto, které je dostupné každému čtenáři po přihlášení (uživatelské jméno, heslo) na webových stránkách knihovny www.mkrtyne.cz. Čtenářské konto nabízí nejen výpis údajů o osobě (identifikační a kontaktní údaje), ale také přehled aktuálních výpůjček, historii výpůjček od začátku registrace, platební údaje včetně historie plateb, informace o zadaných rezervacích (objednávkách), případně další informace. Zde si sami můžete podat žádost o vygenerování všech údajů, které o vás systém shromažďuje. Do 48 hodin obdržíte e-mail s odkazem na stažení souboru (e-mail musíte mít v tomto případě uložený v systému).

Čtenář má právo požádat o přístup ke svým osobním údajům zpracovávaným knihovnou, tento výpis může získat i u knihovnice. Výpis poskytneme zdarma do jednoho měsíce po obdržení žádosti a potřebném ověření totožnosti žadatele.

Aktuálnost a úprava osobních údajů

Knihovna se snaží udržovat uchovávané osobní údaje aktuální, při osobní návštěvě knihovny a prodlužování platnosti registrace se proto na jejich aktuálnost dotazuje. Prosíme čtenáře, aby změnu osobních údajů oznámili knihovnici při nejbližší osobní návštěvě. Některé osobní údaje si čtenáři mohou sami upravit ve svém Čtenářském kontu (kontaktní adresa, e-mail, telefon).

U dětských čtenářů vyžaduje knihovna (po uplynutí roční registrace) vyplnění nové přihlášky, a tím potvrzení nových skutečností také zákonným zástupcem dítěte - např. Souhlas s využíváním internetu v knihovně, uveřejňováním informací (případně fotografií) z knihovnických akcí na webových či facebookových stránkách knihovny, v tisku, v prostorách knihovny,...).

Upozorňujeme, že některé zprávy knihovna zasílá pouze elektronicky: e-mail (např. upozornění o konci výpůjční doby, oznámení o uložení rezervované knihy nebo objednané MVS). Pokud si tento způsob kontaktu nepřejete, obraťte se se žádostí o jejich zrušení na knihovnici.

U akcí pro veřejnost je vždy na letáčku/pozvánce uvedeno, že knihovna pořizuje fotografický záznam. Pokud si nepřejete být jeho součástí, kontaktujte před započetím akce knihovnici. Na pozdější stížnosti nebude knihovna reagovat.

Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje uchováváme po dobu platnosti čtenářského průkazu + 1 rok. Během tohoto roku má čtenář možnost si členství jednoduše obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček.

Po uplynutí této lhůty knihovna údaje anonymizuje, což znamená, že smaže všechny údaje, na základě kterých je možno čtenáře identifikovat, takže zbylé údaje není možno k němu přiřadit. Knihovna však může takto anonymizované údaje dále využívat pro statistické účely.

Nejčastějšími důvody anonymizace jsou úmrtí či změna bydliště. O anonymizaci může čtenář požádat i dříve, pokud si již nepřeje využívat služeb knihovny a má vyřízené všechny své závazky (výpůjčky, dluhy...) vůči knihovně.

Údaje o upomínkovém řízení uchovává knihovna po dobu 3 let, než dojde k vyřízení pohledávky.

Zpracování jinými subjekty

Knihovna zpracovává osobní údaje svých registrovaných uživatelů v knihovním systému Clavius, s příslušnou firmou má uzavřenou Smlouvu o ochraně osobních dat. V některých případech využíváme servisní IT služby, např. firmu Mobil CZ s.r.o.

Osobní údaje pod kontrolou

Knihovna zpracované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však můžete přispět i vy svým odpovědným jednáním. Nepůjčujte čtenářský průkaz dalším osobám, přihlásit se do knihovny může každý. Nesdělujte přihlašovací údaje ke čtenářskému on-line kontu dalším osobám. Heslo si volte v souladu s doporučeními pro bezpečné heslo, výpůjčky realizujte jen na svůj čtenářský průkaz.